Advies werkzaamheden

• Vooronderzoek : het (begeleiden bij het) opstellen van een Wensen- en Eisenlijst / Bestek en aan de hand van dit bestek een voorlopige pakket- / leveranciersselectie maken. Bij voorkeur dient dit te geschieden in samenspraak met een interne projectgroep, waarbij diverse disciplines betrokken zijn teneinde een zo breed mogelijk draagvlak te creëren.
  
  
• Aan de hand van dit bestek bij voorkeur bij minimaal 2 en maximaal 4 leveranciers een offerte aanvragen, welke zo gedetailleerd mogelijk dient te zijn en waarbij aangegeven moet worden wat mogelijk en tevens (nog) niet mogelijk is.
  
  
• Het omschrijven van begrippen; variabel werken, glijdende werktijden, verschoven diensten, uitzendkrachten / oproepkrachten; overwerkregelingen, soorten absenties (ADV etc.). Een werktijdenreglement (CAO) of huishoudelijk reglement is hierbij een goed uitgangspunt.
  
  
• Een keuze maken welk soort Informatiedrager / Identificatiemiddel het meest geschikt is in verband met bv. Kantineafrekensystemen, Kopieerapparatuur, Werkordertijdregistratie etc.
  
  
• Het opstellen van spelregels en eventueel sancties waaraan eenieder, werkzaam bij / binnen de organisatie, dient te voldoen teneinde het systeem zo succesvol mogelijk te laten slagen.
  
  
• De eventuele mogelijkheden onderzoeken met welke pakketten van andere leveranciers er Interfaces / Koppelingen zijn; PI- systemen, Salarispakketten, Logistieke / ERP pakketten.
  
  
• Aan de hand van het wensen- en eisenpakket een globale forecast te maken van het budget. Dit geldt in eerste instantie voor de aanschaf van hard- en software, incl. installatie, implementatie, instructie en onderhoudscontract (meerjarig). Daarnaast dient men ook rekening te houden met eventuele bekabelingskosten of aanpassing daarvan, bouwkundige voorzieningen en kosten van voorbereiding, interne opleiding / instructie etc.
  
  
• Het beoordelen van de aangevraagde offertes aan de hand van tevoren vastgelegde selectiecriteria; de praktijk is vaak dat een eerdere Eis achteraf een Wens wordt.
  
  
• Bepalen van de exacte fysieke locatie van de terminals zowel voor de Tijdregistratie als Toegangscontrole; hierbij speelt o.a. de bestaande Netwerkinfrastructuur een belangrijke rol.
  
  
• Het in overleg met de opdrachtgever benaderen van leveranciers, welke benodigde pakketten leveren en checken in hoeverre interfaces operationeel en "gecertificeerd" zijn.
  
  
• Het uitnodigen van maximaal 3 leveranciers voor een DEMO respectievelijk WORKSHOP teneinde hard te maken dat hun systeem de beste oplossing biedt.
  
  
• Voorbereidingen treffen in het kader van de implementatiefase middels intern en extern verantwoordelijkheden vast te leggen evenals procedures om de gewenste operationele datum te bereiken.